כדי להסביר מהי חתימה דיגיטלית צריך להתייחס לכמה מונחים. הראשון הוא מסר אלקטרוני שהינו כל מידע שמעבירים או שומרים באמצעים טכנולוגיים. המונח השני הוא חתימה אלקטרונית שמתייחסת לכל סימן שיכול להעיד באופן כלשהו על זהות החותם, למשל הלוגו של החברה או החתימה של האדם עצמו. יחד עם זאת, אמצעים אלו אינם מספיקים על מנת לתת רמה גבוהה של דיסקרטיות ואבטחת מידע, ולכן צריך גם חתימה דיגיטלית או יותר נכון חתימה דיגיטלית מאובטחת. הכוונה היא לקובץ מוצפן שמוסיפה באופן אוטומטי מערכת ייעודית לחתימה דיגיטלית, שאותו קשה מאוד עד בלתי אפשרי לפצח אפילו באמצעים מתקדמים.
דיסקרטי ומהיר
אם כן, כאשר משתמשים בחתימה דיגיטלית עם מערכת מקצועית ורצינית נהנים מרמה גבוהה של אבטחה. מטרתה של החתימה הדיגיטלית המאובטחת היא להבטיח שהאדם החותם על המסמך הוא באמת מי שהוא מתיימר להיות, וכמו כן לוודא שלא בוצעו שינויים במסמך לאחר החתימה. בוודאי ברור לכם עד כמה חשוב הדבר כאשר מדובר למשל בחוזה העסקה של עובד או בטפסים הקשורים לקליטה שלו בארגון, וכמובן גם בהסכמים מול ספקים ושותפים, באישורים של הזמנות והוצאות רכש וכדומה.
יתר על כן, חתימה דיגיטלית על מסמכים גם מקטינה מאוד טעויות אנוש הגורמות לדליפת מידע לא מכוונת, למשל עקב טעויות בתיוק, מסמכים שהלכו לאיבוד וכדומה. התהליך מתבצע בצורה דיסקרטית ביותר, רק בין האנשים הרלוונטיים שעובדים זה מול זה אונליין, ורק מי שיש לו הרשאות וסיסמאות ספציפיות יכול לצפות במסמכים או לבצע בהם שינויים.
ומבחינת המהירות, אין ספק כי חתימה דיגיטלית מביאה בשורה חשובה בהשוואה לחתימה על מסמכים פיזיים. כידוע, כשחותמים על טפסים ומסמכים פיזיים יש צורך בהדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכן הלאה, שלא לדבר על הגעה אל המשרד עצמו. לעומת זאת, עם חתימה דיגיטלית כל התהליך הזה אינו נדרש כי אפשר למלא ולחתום על טפסים דרך המחשב או הטלפון הנייד. ניתן לחתום עליהם מכל מקום ובכל זמן, בין אם מדובר במנהל, בעל תפקיד בחברה, לקוח, ספק או עובד.
יחד עם זאת, חשוב לבחור מערכת שיודעת לבצע את ההמרה של המסמכים הדיגיטליים בצורה מהירה ביותר תוך כמה שניות, וכמובן מערכת שיודעת להצפין את המסמכים ברמת אבטחה גבוהה ביותר בהתאם לכל הדרישות של הרשויות.
